Uppdraget som kontaktperson i Söra Västra samfällighet
Vår samfällighet är indelad i nio stycken underhållsområden, det vi kallar UO. För varje område ska det finnas minst en kontaktperson. Kontaktpersonen utses av de boende och kortfattat kan man säga att kontaktpersonen är länken mellan styrelsen och de boende i respektive underhållsområde. Varje UO bestämmer själv om rollen ska rotera enligt fastställt schema eller om den ska hanteras på något annat sätt. Det viktiga är att varje område utser minst en kontaktperson och att styrelsen har aktuell information om vem det är.
Förutom att hjälpa till med kommunikationen mellan de boende och styrelsen har du som kontaktperson ett antal specifika ansvarsområden. Du ska:
- Välkomna nyinflyttade i ditt UO och informera om vad ett medlemskap i vår samfällighet innebär. Be den nyinflyttade kontakta kassören/styrelsen och lämna sina kontaktuppgifter. Det är också bra att berätta om vår webbplats, Söra Surr och Facebooksida.
- Ansvara för nycklarna till förrådet som hör till underhållsområdet. Du ska också vara med på planeringsmöte inför städdagen. Vid mötet ansvarar du för att ha inventerat eventuella behov och önskemål för ditt UO. Till mötet ska du också ha koll på vad som finns i förrådet och i god tid lyfta behov av kompletteringar.
- Samordna och fördela arbetet inom ditt UO på själva städdagen. Du ansvarar också för att vid städdagens slut se till att gemensamma verktyg har kommit tillbaka till förrådet.
- Alla fastigheter förväntas bidra på städdagen. Självklart kan någon ha förhinder och i så fall ska de anmäla det till dig innan städdagen. Då kan de istället få i uppgift att göra något en annan dag. Vad det kan vara och när det ska göras får du själv bedöma. Efter städdagen vill vi att du hör av dig till styrelsen om det var någon som var borta ”utan lov”. De kommer då få en uppmaning att betala en frånvaroavgift.
- Ett särskilt uppdrag till er som representerar ett UO med gemensamma garagelängor är att i samband med städdagen förtydliga reglerna för vad som får förvaras i garagen.
- Hålla koll på de låga armaturerna längs våra gångvägar och rapportera eventuella problem. De höga lyktstolparna längs Simborgarvägen och Häggkullevägen ingår inte i ansvaret. För dem har vi ett underhållsavtal med en extern firma.
- Sätta ut snökäppar inför plogningssäsongen samt ta bort dem när våren återvänder. I de områden det är aktuellt med farthinder ansvarar du för att de kommer upp och tas bort.
I samband med att vi i gör större arbeten som kan kräva tillgång till varje fastighet kan du få frågan om att hjälpa oss. Till exempel kan det handla om att samla in nycklar eller dela ut information i brevlådor. Allt det här låter kanske mycket men det är en väldigt viktig roll som samfälligheten inte skulle fungera utan. Och glöm inte att även om du är kontaktperson så betyder inte det att allt faller på dina axlar. Ta gärna hjälp av andra i ditt UO.
Hälsningar
Styrelsen Söra Västra samfällighet